Frank van Dyckelaan 7b, 9140 Temse

Tel. 03 226 48 28

Email: info@planet-talent.com

Maak je niet druk: time management tips voor stressy managers

5 minuten leesplezier
Geschreven door
Planet Talent

 

Verdrink jij wel eens in je werk? Heb je moeite met het halen van deadlines en zit je agenda overvol? Je bent niet de enige. In een bevraging uit 2015 gaf 33% van de 2.500 respondenten aan ‘meestal of altijd stress te ervaren’ tijdens het werk. En veel van die stress wordt veroorzaakt doordat we de controle over onze agenda verloren zijn. Met deze time management tips hoef je je niet langer druk te maken.

Maak je niet druk time management tips voor stressy managers

 

Work smarter, not harder

Hoe gaat het? ‘Druk, druk, druk.’ We scanderen het allemaal. Zeggen dat je een gezonde work-life balance hebt en het niet té druk hebt, is ongeveer even sociaal aanvaard als zeggen dat je tevreden bent met je summerbody en er niets aan zou willen veranderen.

Want hoe vaak denken we niet ‘als ik maar meer tijd had, dan zou ik…’. Goed nieuws: er is meer dan genoeg tijd. Het is ons time management waar wat aan schort. Maar daar kan je met kleine aanpassingen al heel wat verandering in brengen.

Stap één: durf af te stappen van het ‘druk zijn’ als doel op zich. Je wil productief zijn. Dat is wat er voor zorgt dat je je tijd nuttig besteedt én dat je resultaten behaalt.

“Busy people don’t have time, productive people create time.”

Natuurlijk is dat gemakkelijker gezegd dan gedaan: je bent niet de enige die beslist over hoe je jouw tijd spendeert. Je baas, je collega’s, je kinderen en je hond eisen ook elk hun deel op. Maar hoe beter je zelf de controle bewaart over je agenda, hoe beter je die kan syncen met je omgeving.Stel prioriteiten

2. Prioriteiten stellen, de heilige graal van effectief time management

De controle over je agenda behouden? Dat gaat vooral over prioriteiten stellen. Succesvolle mensen zijn zich heel bewust van hun prioriteiten en spenderen hun tijd enkel aan het bereiken van die specifieke doelen.

“The magic behind time management is prioritization - it's the key to staying afloat.”

 

Hoe? Zo!

 

Probleem 1: je bent de hele dag aan het multitasken en vindt amper tijd voor grote taken.

De wetenschap is het hier unaniem over eens: multitasken werkt niet. Noch mannen, noch vrouwen kunnen meer dan één taak tegelijkertijd even goed uitvoeren. Ons brein is er gewoon niet voor gemaakt.

Meerdere taken tegelijkertijd uitvoeren, verhoogt de mentale inspanning die je hersenen moeten leveren. Maar dat betekent niet dat er plots meer capaciteit vrijkomt om deze ‘cognitieve last’ te dragen. Door te multitasken reduceer je dus enkel de aandacht die je aan één taak kan geven.

 

Oplossing: de ‘pomodoro’ techniek

Met de pomodoro techniek dwing je jezelf om maar aan één ding tegelijkertijd te denken. Door dat consistent te doen gedurende een korte tijd (25 minuten, een ‘pomodoro’: een verwijzing naar de Pomodoro kitchen timer die bedenker Francesco Cirillo gebruikte) creëer je optimale werkomstandigheden voor je brein.

  1. Identificeer de taak die je moet afwerken en zet een timer op 25 minuten.
  2. Werk aan de taak tot de timer afloopt. Taken die veel langer duren dan 25 minuten verdeel je in kleinere stappen.
  3. Tijdens die 25 minuten ga je niet in op afleidingen. Vraagt je collega iets? Zeg dat je er over maximaal 25 min. op terug komt.
  4. Het is geen strijd tegen de klok, de taak moet niet per se af voor de timer afgaat. Het is de bedoeling dat je goed doorwerkt en pas daarna ingaat op afleidingen.
  5. Timer afgelopen? Tijd om even (!) te ontspannen en je op iets anders te focussen.

Blogbericht maak je niet druk

Probleem 2: je kan je moeilijk aan je planning houden doordat er continu onvoorziene zaken tussenkomen

Studies tonen aan dat wanneer je met een taak bezig bent en die onderbreekt om pakweg een mail te lezen, het gemiddeld 25 minuten duurt voor je je aandacht weer volledig op de eerste taak kan richten. 25 minuten! Dat is een hele pomodoro.

Tel daar de vele ‘kleine vragen’ van je collega’s, onvoorziene meetings met je baas en sms’jes van je wederhelft bij, en er blijft nog weinig tijd over voor het ‘echte werk’.

 

Oplossing: de MIT-regel

Sta eens stil bij hoe je jouw dagen indeelt. Gaan je meetings vooral in de voor- of namiddag door? Of zit daar helemaal geen systeem in? Check je je mail de hele dag door of op vaste tijdstippen? Plan je elke minuut vol of laat je ruimte voor onvermijdelijke onvoorziene omstandigheden?

Maak tijd voor grote taken door die als eerste in je agenda te plannen. Zo volg je de Most Important Task-regel van Justin Bariso: begin elke dag met je belangrijkste taak. Dat is vaak niet de gemakkelijkste, ook niet de dringendste en al zeker niet de taak die het snelst klaar is. Wél de taak waar je op lange termijn het meest effect mee bereikt.

Meestal zijn dit het soort taken waarvan je niet goed weet hoe je er aan moet beginnen, en durf je ze daarom al eens uit te stellen. Wel, je kan je motivatie net op gang brengen door er ‘gewoon aan te beginnen’: het do something principe.

Blokkeer de eerste twee uur in je agenda. Maak jouw time management zichtbaar in Outlook, Gmail of welke tool je ook gebruikt: zo kunnen anderen op dat moment geen vergadering inplannen.

Zie het als een meeting met jezelf.

Zo heb je tegen de middag al een groot deel van je werkdag besteed aan wat er echt toe doet. Het geeft je niet alleen veel voldoening, je zal ook consistent resultaten boeken.

 

 

De grootste afleider: e-mails

Whatever you do, don’t make them your first to do. Het is verleidelijk om je dag te starten met het beantwoorden van mails om ‘erin te komen’, maar dat is super nefast voor de productiviteit. Als mensen je echt dringend nodig hebben, zullen ze wel bellen.

Lees en beantwoord je mails op een aantal vaste momenten in je dag. Een half uurtje voor je middagpauze bijvoorbeeld. Breng jezelf niet in de verleiding: zet ook alle (Outlook) meldingen uit.

Pluspunt: als je een paar uur wacht met het beantwoorden van je mails, lossen veel problemen zich vanzelf op, zonder dat jij er je tijd in hebt moeten steken.

 

Probleem 3: je verspilt te veel tijd

Een mail komt binnen. Je bekijkt hem al eens vluchtig. Wat later op de dag heb je meer tijd dus lees je de mail grondig door. Je kan nog niet direct antwoorden dus je besluit om er later op terug te komen. Wanneer het dringend wordt, vraag je eerst nog iets na bij een collega. Daarna denk je een half uur na over de formulering. Uiteindelijk verstuur je de mail, om meteen een droge ‘ok’ terug te krijgen. Heb je daar mooi een paar uur aan verspild!

 

Oplossing: het OHIO-principe

Dit is eigenlijk een no-brainer. OHIO staat voor only handle it once. Of het nu gaat om mails, rapporten, agenda’s samenleggen voor vergaderingen, geld terugvragen/betalen, uitnodigingen beantwoorden… : doe het meteen en laat het daarna voor wat het is.

Probeer ook zoveel mogelijk ‘distracters’ te elimineren. Dingen waarvan je wéét dat je er tijd mee verspilt: social media, bepaalde apps op je smartphone…. Stop ermee, ook tijdens je pauzes.

Make your break work

Even de benen strekken, een koffie drinken of wat small talk met je collega’s zijn effectieve pauzes en schaden je focus niet als je terug aan het werk gaat. Online nieuws lezen, sociale media checken of ‘tussendoor’ wat telefoontjes doen, zullen je daarentegen eerder afleiden en zuigen je mee in een negatieve, onproductieve spiraal.

Blogbericht maak je niet druk 3

Probleem 4: je haalt je deadlines niet

In veel jobs word je continu afgeleid en kan je daar weinig aan doen: een klant die belt, een collega die aan je bureau staat met een dringende vraag of een manager die je plots bij zich roept voor ‘spoedoverleg’. Je eigen deadlines te vriend houden is dan helemaal niet zo vanzelfsprekend.

 

Oplossing: leer nee zeggen

Zeg nee. Tegen nutteloze taken, tegen andermans prioriteiten, tegen te strakke deadlines, tegen te veel hooi op je vork, tegen te weinig omhanden hebben. Tegen je collega’s, je baas, je lief en je kinderen. Door overal ja op te zeggen, verdeel je je leven onbewust in duizenden kleine stukjes die verspreid zijn over de prioriteiten van andere mensen.

En bovenal: stop met jezelf een schuldgevoel aan te praten.

Niemand kan continu tijd vrij maken, vragen beantwoorden of dingen er ‘even tussen nemen’ zonder zijn/haar eigen werk te verwaarlozen. En daar help je uiteindelijk niemand mee vooruit.

 

EHBD: eerste hulp bij deadline-stress

  • hou rekening met onvoorziene tijdverspillers door je deadlines ruim te rekenen.
  • plan elke dag tijd in voor onvoorspelbare taken: de ene dag zal je die goed kunnen gebruiken om brandjes te blussen, de andere dag geeft het je wat meer ademruimte om aan grote taken te werken.
  • communiceer duidelijk over waar je mee bezig bent, zodat anderen begrijpen waar jouw kostbare tijd naartoe gaat.
  • communiceer het tijdig als je een deadline niet haalt. Vaak is het verzetten ervan een veel minder groot probleem dan de shit die je over je heen krijgt als je een deadline mist.

Meer weten over stress, nee zeggen en effectief time management?
Lees dan hier wat Prof. Dr. Elke Van Hoof er over te zeggen heeft.

New Call-to-action

Verhoog je productiviteit met topstarters Geschreven door Planet Talent

Misschien wil je dit ook lezen